O que é DEFIS?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é um documento obrigatório para as empresas optantes pelo Simples Nacional. Este relatório anual deve ser entregue à Receita Federal do Brasil e tem como objetivo fornecer informações detalhadas sobre a situação econômica e fiscal da empresa ao longo do ano-calendário. A DEFIS substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) e é essencial para manter a regularidade fiscal da empresa, evitando multas e outras penalidades. A DEFIS deve ser entregue até o último dia de março do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere.
Quem deve entregar a DEFIS?
Todas as empresas que são optantes pelo regime tributário do Simples Nacional estão obrigadas a entregar a DEFIS. Isso inclui microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que se enquadram nos limites de faturamento estabelecidos pela legislação. A obrigatoriedade se estende a todas as atividades econômicas permitidas no Simples Nacional, desde comércio e serviços até indústrias. Mesmo as empresas que não tiveram movimentação financeira durante o ano-calendário devem entregar a DEFIS, informando a ausência de operações. A não entrega da DEFIS pode resultar em multas e na exclusão do Simples Nacional.
Prazo de entrega da DEFIS
O prazo para a entrega da DEFIS é até o último dia útil do mês de março do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere a declaração. Por exemplo, a DEFIS referente ao ano-calendário de 2022 deve ser entregue até o último dia útil de março de 2023. É importante que os empresários fiquem atentos a esse prazo para evitar problemas com a Receita Federal. A entrega fora do prazo pode acarretar multas e outras penalidades, além de complicações para a empresa no que diz respeito à sua regularidade fiscal.
Informações necessárias para a DEFIS
Para preencher a DEFIS, a empresa precisa reunir diversas informações sobre suas atividades ao longo do ano-calendário. Entre os dados necessários estão o faturamento bruto mensal, a quantidade de empregados, a distribuição de lucros, os rendimentos pagos aos sócios, e outras informações econômicas e fiscais. Além disso, é preciso informar sobre a existência de filiais, a participação em outras empresas, e a ocorrência de eventos como fusões, cisões ou incorporações. A precisão e a completude das informações são fundamentais para evitar problemas com a Receita Federal.
Como preencher a DEFIS
O preenchimento da DEFIS é feito através do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D), disponível no site da Receita Federal. O empresário ou o contador da empresa deve acessar o sistema, selecionar a opção de preenchimento da DEFIS e inserir todas as informações solicitadas. O sistema é intuitivo e guia o usuário passo a passo no preenchimento da declaração. Após o preenchimento, é necessário validar e transmitir a DEFIS para a Receita Federal. É recomendável que o empresário ou contador revise todas as informações antes de enviar a declaração.
Penalidades por não entrega da DEFIS
A não entrega da DEFIS dentro do prazo estabelecido pode acarretar diversas penalidades para a empresa. A principal penalidade é a multa, que pode variar de acordo com o tempo de atraso e o faturamento da empresa. Além da multa, a empresa pode ser excluída do regime do Simples Nacional, o que implica em uma carga tributária mais elevada e em maior complexidade no cumprimento das obrigações fiscais. A regularidade fiscal da empresa também pode ser comprometida, dificultando a obtenção de certidões negativas e a participação em licitações públicas.
Importância da DEFIS para a empresa
A DEFIS é um instrumento fundamental para a transparência e a regularidade fiscal das empresas optantes pelo Simples Nacional. Através dessa declaração, a Receita Federal obtém um panorama detalhado sobre a situação econômica e fiscal da empresa, o que contribui para a fiscalização e o controle tributário. Para a empresa, a entrega da DEFIS é uma oportunidade de demonstrar sua conformidade com as obrigações fiscais e evitar problemas futuros. Além disso, a DEFIS é uma ferramenta importante para a gestão financeira da empresa, pois permite uma análise detalhada do desempenho econômico ao longo do ano.
Dicas para a entrega da DEFIS
Para garantir a entrega correta e dentro do prazo da DEFIS, é recomendável que a empresa mantenha uma organização rigorosa de seus documentos fiscais e contábeis ao longo do ano. Contar com o apoio de um contador experiente também é fundamental para o preenchimento correto da declaração. Outra dica importante é não deixar a entrega da DEFIS para a última hora, evitando problemas técnicos no sistema da Receita Federal e garantindo tempo hábil para a revisão das informações. A utilização de softwares de gestão financeira pode facilitar a coleta e a organização dos dados necessários para a DEFIS.
Atualizações e mudanças na DEFIS
A legislação tributária brasileira está em constante evolução, e isso inclui as regras e os procedimentos relacionados à DEFIS. É importante que os empresários e contadores estejam sempre atualizados sobre as mudanças na legislação do Simples Nacional e nas instruções normativas da Receita Federal. Acompanhar as publicações oficiais e participar de cursos e treinamentos sobre o tema pode ajudar a evitar erros no preenchimento da DEFIS e garantir a conformidade com as obrigações fiscais. A Receita Federal também disponibiliza manuais e orientações em seu site para auxiliar no preenchimento da declaração.
Recursos e suporte para a DEFIS
A Receita Federal oferece diversos recursos e canais de suporte para auxiliar os empresários e contadores no preenchimento e na entrega da DEFIS. No site da Receita Federal, é possível encontrar manuais, tutoriais e perguntas frequentes sobre a DEFIS e o PGDAS-D. Além disso, a Receita Federal disponibiliza atendimento telefônico e presencial para esclarecer dúvidas e resolver problemas relacionados à declaração. Contar com o apoio de um contador especializado também é uma excelente forma de garantir a correta entrega da DEFIS e a conformidade com as obrigações fiscais.